Si necessiteu fer una llista de qualsevol cosa,éstemptador de veure Excel com a dipòsit predeterminat: al cap i a la fi, només és una petita llista d’elements per a vosaltres o per a uns quants col·legues propers.
Potser necessiteu alguna cosa més sofisticada, com ara fórmules per a càlculs o programació de macros per automatitzar la recopilació i el processament de dades.
Malauradament, la facilitat amb què podeu començar a treballar a Excel o en un programa de fulls de càlcul rival també és un dels problemes més importants. El que comença com un petit projecte a Excel es converteix en quelcom massiu, moment en el qual també podeu afrontar problemes de velocitat i estabilitat o fins i tot un problema de desenvolupament que no podeu resoldre.
A més, les tasques de gestió de big data solen presentar desafiaments significatius, com ara organització, implementació, classificació de fitxers, gestió de bases de dades, col·laboració d’usuaris i molt més. Tot el que es necessita per trencar l’estructura d’una base de dades és situar les dades a l’àrea incorrecta, escriure dades de manera inconsistent o fins i tot tenir dues persones treballant al mateix full. Hi ha diverses coses que poden sortir malament, provocant retards i possibles pèrdues de dades.
En aquest article s’expliquen els problemes més freqüents que es produeixen quan s’utilitzen fulls de càlcul Excel, com s’han d’afrontar i quan és millor que es faci el pas i es canviï a una base de dades.
Problema número 1: Edició multiusuari d'Excel
Quan els sistemes Excel creixen de manera orgànica, teniu problemes ràpids en què un usuari obre un llibre de treball en qualsevol moment concret i es diu a una segona persona que ja està oberta. El segon usuari pot cancel·lar, esperar o veure una versió de només lectura. La promesa d'Excel de fer-vos saber quan surt l'altra persona del llibre és una aposta, ja que no comprova l'estat tan sovint i potser no us il·luminarà mai. Encara que ho faci, algú altre pot iniciar sessió i obrir el fitxer abans que vosaltres.
Per evitar els efectes de l'usuari en solitari, podeu utilitzar Excel Online (la versió reduïda basada en web d'Excel) o activar el Llibres de treball compartits característica. Aquí teniu una guia ràpida sobre com compartir un full de càlcul.
- Obriu el full de càlcul que vulgueu i feu clic a Dossier .
- A continuació, feu clic a Compartir per obrir una finestra nova.
- Ara, introduïu la informació de l'usuari amb qui vulgueu compartir el full de càlcul.
També podeu dividir les dades en diversos llibres de treball perquè diferents persones treballin en llibres de treball diferents sense trepitjar-se els dits dels peus.
Problema número 2: llibres de treball compartits d'Excel
Excel Online permet, per defecte, diversos editors, però li falten moltes funcions. El servei no és un aspirant a res més que a les tasques més senzilles. Tot i que la funció Llibres de treball compartits sembla que hauria de fer la feina, està plena de restriccions. Per exemple, no podeu crear una taula ni suprimir un bloc de cel·les si es comparteix el llibre.
Quan els sistemes Excel creixen de manera orgànica, teniu el problema que només un usuari pot obrir un llibre a la vegada.
Hi ha solucions alternatives per a algunes restriccions d'Excel en línia. Per a d’altres, es tracta de canviar l’estructura del llibre en lloc d’utilitzar un llibre ja configurat, però aquest escenari sovint s’interposa. Com a resultat, és impossible fer servir un llibre compartit de la mateixa manera que es podria fer servir un llibre de treball ordinari per a un sol usuari.
Els canvis als llibres de treball compartits se sincronitzen entre els usuaris cada vegada que es guarda el llibre. Aquesta acció es col·loca en una programació temporitzada, cosa que obliga a estalviar cada cinc minuts, per exemple. Tot i això, la despesa general de l’estalvi regular i el seguiment dels canvis de tots els usuaris és bastant gran. Els quaderns de treball poden augmentar ràpidament la mida i reduir la pressió de la vostra xarxa i frenar altres sistemes.
com desactivar els consells a CSGO
Número 3: llibres de treball enllaçats a Excel
La divisió de les dades en diversos llibres de treball pot proporcionar una solució al problema de l'edició multiusuari. Tot i així, és probable que hagin de tenir enllaços entre ells perquè els valors introduïts en un s’utilitzin en un altre. Els enllaços entre llibres de treball també són útils per guardar dades separades en fitxers separats, en lloc de tenir fulls individuals en un llibre de treball.
Molestament, aquests enllaços són una altra font de frustració i inestabilitat. Es converteixen en absoluts, inclòs el camí complet cap al llibre de treball d'origen, o relatius, inclosa la diferència entre els camins d'origen i de destinació. Tot i que això soni sensat, Excel utilitza regles arcanes per decidir quan utilitzar cada tipus d’enllaç i canviar-les.
Les regles es regeixen per diverses opcions i per si els llibres de treball es van desar abans d’inserir enllaços. Els enllaços també canvien quan deseu el llibre o obriu i utilitzeu Guardar com per fer un duplicat, en lloc de copiar el fitxer amb Explorador de fitxers . El resultat de tota aquesta confusió i incertesa és que els enllaços entre llibres de treball es trenquen fàcilment i recuperar-se dels enllaços trencats és un procés que requereix molt de temps. Ningú no té accés als fitxers afectats.
Les dades enllaçades només s’actualitzen quan s’obren els fitxers tret que feu clic específicament Dades> Consultes i connexions> Edita enllaços> Actualitza valors. Aquí teniu una demostració ràpida.
- Obriu el full de càlcul que vulgueu i feu clic a Dades .
- Ara, localitza Consultes i Connexions i feu clic a Edita els enllaços .
- A continuació, seleccioneu Actualitza els valors .
Si els vostres enllaços no es troben entre dos llibres de treball, sinó que en cobreixen tres o més, haureu d’obrir tots els llibres de treball en l’ordre correcte per garantir que els processos de dades actualitzats es mantinguin en l’ordre correcte, del primer al segon al tercer. Si canvieu un valor al primer llibre i després obriu el tercer, no veuria cap canvi perquè el segon llibre no havia actualitzat els seus valors.
Aquest encadenament de dades és lògic, però augmenta la probabilitat que la informació sigui incorrecta o que intenteu obrir un llibre que algú ja està editant.
Per descomptat, podeu intentar evitar els llibres de treball enllaçats del tot, però hi ha la possibilitat d’acabar introduint les mateixes dades en més d’un llibre de treball i, amb això, apareix el perill d’escriure’ls una mica diferent cada vegada.
Problema núm. 4: validació de dades d'Excel
Els errors poden introduir-se en les dades de qualsevol sistema informàtic: la gent escriu malament les paraules o transposen dígits en números amb una regularitat monòtona. Si les vostres dades no es comproven a mesura que s’han introduït, tindreu problemes.
Per defecte, Excel accepta qualsevol tipus que escrigui l'usuari. És possible configurar la validació en llistes de cerca, però són difícils de mantenir, principalment si s’utilitza el mateix camp en més d’un lloc. Si els usuaris han d’introduir números d’identificació de document o números de referència de clients sense cap comprovació, és fàcil lligar els registres equivocats sense adonar-se’n. La integritat de les dades del sistema es veu compromesa fatalment i qualsevol anàlisi de les dades és sospitosa.
És possible que ja tingueu efectes de problemes de validació de dades sense adonar-vos de la causa arrel. Penseu en una situació en què tingueu una llista de factures a Excel. L'usuari escriu el nom del client de forma lleugerament diferent a cada factura. Com a resultat, rebreu factures a Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd i joness. És possible que tingueu en compte que tots es refereixen a la mateixa empresa, però Excel no. Qualsevol anàlisi de les dades de la factura, com ara una taula dinàmica basada en clients per mes, proporciona diversos resultats quan només n’hi ha d’haver un.
Problema número 5: navegació Excel
Els grans quaderns de treball són difícils de navegar. Les pestanyes dels fulls de la part inferior de la finestra són un mecanisme terrible per trobar el camí quan hi ha moltes quantitats. Amb més pestanyes visualitzables a la pantalla, es fa difícil trobar allò que necessiteu. Aquí teniu una manera ràpida de navegar pels fulls.
- Feu clic amb el botó dret a les fletxes a l'esquerra dels noms del full per mostrar el fitxer Activa el full diàleg.
Només es mostren els primers 20 fulls abans de desplaçar-vos per la llista. No hi ha manera d’ordenar, agrupar o cercar el full que vulgueu. La finestra hauria de tenir un aspecte semblant.
Problema núm. 6: seguretat d'Excel
Podeu afegir seguretat als llibres de treball d'Excel, però està ple de problemes. La protecció s’orienta molt més a protegir l’estructura del llibre en lloc de les dades. Podeu provar de bloquejar alguns fulls i cel·les per evitar que els usuaris canviïn l'estructura i la fórmula, però si poden veure les dades, normalment poden canviar-ne qualsevol o la totalitat (tret que feu alguna programació de macro creativa).
Problema núm. 7: problemes de velocitat d'Excel
Excel no és l’aplicació més ràpida i el seu llenguatge de programació, VBA, és lent en comparació amb llenguatges de programació més professionals com C #. Aquest escenari prové de l'ús previst i de la naturalesa flexible d'Excel. Al cap i a la fi, és un motor de fulls de càlcul. Sí, es pot activar Excel VBA per gestionar llistes de dades, però això no vol dir que sigui la millor opció per a aquest tipus de treball. Altres aplicacions són més adequades per a aquestes tasques, principalment perquè estan dissenyades explícitament per fer-les.
Si teniu algun dels problemes descrits en aquest article, no els ignoreu. Hi ha una resposta professional per emmagatzemar dades estructurades, coneguda com a base de dades. No ha de ser espantós ni car, i us ha de permetre pensar lògicament sobre les vostres dades, com s’enllacen i com interactueu amb elles.
Nota : Si esteu passant d'una solució de full de càlcul a una base de dades, no dupliqueu amb esclavitud el disseny del full de càlcul, aprofiteu per millorar-lo.
Hi ha disponibles aplicacions de base de dades d’ús general, amb les quals podeu construir una solució a mida. Alternativament, podeu trobar que una aplicació de base de dades especialitzada (una ja dissenyada per al propòsit que necessiteu) és més barata, més ràpida d’implementar i que s’ajusta millor.
com puc cancel·lar el meu compte match.com
Per exemple, si teniu una llista de clients i els detalls de totes les vostres interaccions amb ells, es considera un sistema de gestió de relacions amb els clients (CRM). Tot i el seu nom elegant, un sistema CRM és una base de dades especialitzada. De la mateixa manera, els paquets de comptes com QuickBooks i Sage són bases de dades especialitzades. Si no trobeu cap aplicació prefabricada que s’adapti a les vostres necessitats particulars, la podeu crear vosaltres mateixos o obtenir-ne una que el vostre departament d’informàtica o consultor l’hagi fet.
El tipus de base de dades més comú és una base de dades relacional, que emmagatzema les seves dades en taules i que consta de files i columnes. Cada fila conté les dades d'un element separat. Per exemple, cada columna descriu un atribut diferent del tema, com ara el nom del client o el límit de crèdit.
Només cal que introduïu les dades d’un client una vegada per crear un registre i, a continuació, podeu utilitzar-les en tantes factures com necessiteu.
Les taules tenen relacions definides entre elles de manera que, per exemple, una factura porta l'identificador de client. Aquest procés significa que podeu trobar fàcilment totes les factures d’un client concret o recuperar el número de telèfon del client d’una factura específica. Només cal que introduïu les dades del client una vegada per crear el registre del client i, a continuació, podeu utilitzar-les en tantes factures com necessiteu sense haver de tornar-les a escriure. Per crear una base de dades, heu de definir aquestes taules i relacions i definir els dissenys de pantalla que voleu utilitzar per llistar i editar les dades.
Hi ha desenes d'aplicacions de bases de dades. Alguns són fàcils d’utilitzar i fan tota la feina, cosa que us permet definir les taules, les pantalles d’entrada de dades i els informes. Altres tenen més funcions en àrees específiques, però requereixen altres eines per fer una feina completa.
Per exemple, un programa pot ser fiable a l'hora de definir les taules i les relacions i tenir funcions robustes d'anàlisi i d'informes. Tot i això, l'aplicació finalment no té cap eina per determinar les pantalles d'entrada de dades. Microsoft SQL Server és l’exemple evident aquí. Com passa amb altres sistemes de bases de dades grans, SQL Server s’encarrega del back-end i espera que utilitzeu una altra eina, com ara Visual Studio, per desenvolupar el front-end.
Quines opcions de base de dades són adequades per a vosaltres?
Opció de base de dades núm. 1: Microsoft Access
L’accés és un dels avis de les bases de dades d’escriptori. És fàcil d’utilitzar però també d’abusar. Podeu dissenyar taules, pantalles i informes des de zero o començar des d’una plantilla. Algunes de les plantilles són obertament americanes i no sempre ensenyen bones pràctiques, però us permeten començar ràpidament. Les pantalles i les funcions de programació poden ser força sofisticades. Podeu desplegar l'aplicació finalitzada a altres usuaris a través de la vostra intranet (NO a Internet) en lloc de confiar en els recursos compartits de fitxers.
Opció de base de dades núm. 2: Microsoft SharePoint
SharePoint és una base de dades i un mecanisme d'emmagatzematge de documents. Podeu utilitzar-lo per compilar llistes senzilles i enllaçar-les. El Dissenyador de formularis és una mica sofisticat, però la personalització encara és possible. És útil la capacitat de SharePoint per agafar una llista de dades acumulades a Excel i col·locar-les en una llista personalitzada. El programa fa que la llista personalitzada estigui disponible per a tothom de la vostra xarxa i us permet afegir seguretat per restringir qui pot fer què amb aquestes dades. Podeu demanar a SharePoint que us avisi per correu electrònic sempre que algú afegeixi, editi o suprimeixi registres. Si emmagatzemeu dades sobre persones, elements del calendari o tasques, podeu sincronitzar aquestes dades amb l'Outlook.
Opció de base de dades núm. 3: Zoho Creator
Zoho Office és una aplicació web que inclou una base de dades que utilitza la funció d’arrossegar i deixar anar per difondre els seus formularis d’una manera senzilla i intuïtiva. El procés d'arrossegar i deixar anar també s'acostuma a programar les interaccions i els fluxos de treball. Com a servei web, les vostres dades i aplicacions estan disponibles des de qualsevol lloc, amb una seguretat senzilla per mantenir les vostres dades privades. Zoho cobra per usuari i per mes, però limita el nombre de registres que podeu emmagatzemar pel preu establert. El programa costa més en emmagatzemar més dades o en altres funcions, com ara la integració de correu electrònic.
Com podeu veure, Excel ofereix moltes funcions, però en algunes àrees de cadascuna d'elles. De vegades, una altra aplicació funciona millor, sobretot si està dissenyada específicament per a la tasca. Altres vegades, Excel funciona bé, com per a bases de dades més petites, sempre que sàpiga com evitar que es produeixin problemes en primer lloc.
